各二级学院、各部门：
为系统收集保存学校2020年文件材料，确保学校档案完整、准确、系统与安全，根据《新葡萄8883官网AMG档案管理办法（修订）》（校政〔2019〕60号）有关规定，现就做好2020年文件材料归档工作有关事项通知如下：
一、归档范围
2020年1月1日至12月31日，学校在党务和行政管理以及教学、科研、基建、仪器设备、出版、外事、财会等各项管理和实践活动中形成的、具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的文件材料均应归档。
（一）党群、行政类：主要包括党政管理部门以及群团系统所产生的文件材料。重点是本校形成的文件材料，特别是全局性、综合性的文件材料；其次是上级和其他单位的来文、来电等。
（二）教学类：主要包括教学管理、教学实践和教学研究等活动形成的文件材料。
（三）科研类：主要包括综合管理、科研准备、研究实验、总结鉴定、申报奖励、推广应用、知识产权等方面的文件材料。
（四）基建类：主要包括综合管理文件，建设项目文件（按单项工程整理）。建设项目文件包括立项文件，招标投标、合同协议文件，勘察、设计文件，征地、**、**文件，项目管理文件，施工文件，监理文件，竣工验收文件等。
（五）仪器设备类：主要包括综合管理、仪器设备项目依据性材料、开箱验收、安装调试、运行维修、随机图样等文件材料。
（六）出版物类：主要包括综合管理、校报、学报、书稿、音像等文件材料。
（七）外事类：主要包括综合管理、出国（境）、来校、任教、讲学、进修、访问、考察、参加国际会议、国际合作、留学生等文件材料。
（八）财会类：主要包括综合管理、会计报表、会计帐簿、会计凭证、工资清册等文件材料。
（九）声像载体类：重点是本校各项活动中直接形成的声像载体材料，尤其是声像载体材料的原件。包括照片、录音带、录像带、幻灯片、磁盘、影视胶片、缩微胶片、光盘等。
（十）实物类：主要包括获奖证书、奖状、奖牌（匾、章、杯、旗）、书画、题词、礼品、纪念品、印章等。
（十一）新冠肺炎疫情防控文件材料：凡是在新冠肺炎疫情防控中接收和形成的具有保存价值的各种门类和载体的记录（包括纸质文件、电子文件、照片、音频、视频、实物等，以下统称文件材料），都纳入归档范围，归档要求参照《关于做好新型冠状病毒肺炎疫情防控文件材料收集归档工作的通知》（皖疫控办〔2020〕139号）文件执行。
各类档案文件材料归档范围详见新葡萄8883官网AMG档案群（QQ群号为182175376）
二、归档要求
（一）各单位分管档案工作的负责人要加强对本单位归档工作的领导，**档案员要切实履行职责，认真对照《新葡萄8883官网AMG各类档案归档范围和保管期限表》，做好本单位文件材料的收集、整理与归档工作，确保完整、准确、系统。任何单位和个人不得将应归档的文件材料据为己有或拒不归档。
（二）校党委、行政的文件材料，由校办公室收集归档；各单位的文件材料由本单位收集归档；文件材料涉及多个部门的，由主办部门负责归档，相关部门协助提供材料。
（三）归档文件材料应齐全完整；纸质文件材料应为原件；上级来文与文件处理单并存；本校文件与文件签发单、定稿并存；正文与附件并存。未经电子政务系统传送的文件材料，底稿应保存原始手改稿，重要材料应保存历次手改稿。请示类文件材料如已答复，须提供相关批复材料。报表、名册、图册等已装订并符合装订要求的，以册（本）为单位移交。
（四）实行纸质文件、电子文件双套归档制。无电子文件的纸质文件归档，有电子文件的与纸质文件同时归档。学校各项活动中形成的有保存价值的原生电子文件也需要脱机归档。
（五）本校形成的文件材料用纸应规范，书写、打印、用印等应用耐久材料；字迹、印信等应清晰、完整；责任者和成文时间应标明。
（六）声像材料归档时应附有文字说明，并注明责任者、形成时间、内容等，归档的声像材料应图像清晰、音质良好。照片以JPG、TIF等格式归档，音频以WAV、MP3等格式归档，视频以MPG、MP4、FLV、AVI等格式归档。
三、归档程序
（一）归档验收：文件材料移交时，交接双方须当面清点核对，档案馆按档案管理要求进行检查验收，不符合要求的退回归档部门，合格后方可办理移交手续。
（二）移交手续：各归档单位**档案员负责向档案馆移交本单位的文件材料。移交时，须填写“新葡萄8883官网AMG归档文件材料移交（接收）登记表”（可从校办公室网页“资料下载”栏目下载），并一式两份，双方签字盖章后各留一份备查。
（三）移交地点及联系电话
校档案馆（会峰校区行政楼六楼601室）3511015，15955501889；邮箱:1142699073@qq.com
四、归档时间
全校归档时间统一安排在4月19日至6月30日，各单位具体归档时间安排如下:
4月19-30日 | 校办公室、纪委办、组织部、宣传部、工会、团委 |
5月6-14日 | 人事处、审计处、发规处、教务处、离退休处 |
5月17-28日 | 科技处、学生处、财务处、国际交流与合作处 |
5月31-6月11日 | 后勤管理与基建处、资产与设备处、安全保卫处 |
6月15-22日 | 图书馆、继续教育学院、信息化建设与管理中心、科技服务与成果转化中心 |
6月23-30日 | 各二级学院 |
校档案馆
2021年4月1日
